Datenschutzerklärung
Entwurf – Stand 4. November 2026. Für die geplante öffentliche Praxiswebsite und die Nutzung von TheraPsy. Die Online-Terminbuchung ist noch nicht freigeschaltet. Vor Veröffentlichung sind die unten aufgeführten Angaben zur tatsächlichen Einrichtung zu vervollständigen. Die private ChatGPT-Vorschau wird nicht bei STRATO betrieben; deren Plattformverarbeitung wird von diesem Entwurf nicht abschließend beschrieben.
1. Verantwortliche für die Datenverarbeitung
Helene Forster
Heilpraktikerin, beschränkt auf das Gebiet der Psychotherapie
Praxis für Hypnotherapie und EMDR
Schlossstr. 10
67146 Deidesheim
Telefon: +49 155 677 920 12
E-Mail: kontakt@psychotherapie-forster.com
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an die oben genannte Kontaktadresse wenden.
2. Websitebesuch und Hosting
Für den öffentlichen Betrieb dieser HTML-Website ist STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Hostinganbieter vorgesehen. Beim Abruf von Internetseiten werden insbesondere IP-Adresse, angeforderte Datei, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite verarbeitet. Dies ermöglicht die Auslieferung der Website und die Untersuchung technischer Störungen oder missbräuchlicher Zugriffe.
Die Verarbeitung technisch erforderlicher Verbindungs- und Protokolldaten dient dem berechtigten Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Websitebetrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sicherheitsrelevante Protokolldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von STRATO.
Vor Livegang zu bestätigen: tatsächlicher Hostingvertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag und konkrete Aufbewahrungsfrist der Serverprotokolle. Ein bereits abgeschlossener Vertrag wird mit diesem Entwurf nicht behauptet.
3. Cookies, Schriftarten und externe Inhalte
Der bereitgestellte HTML-Seitencode verwendet keine Analyse- oder Werbetracker und setzt selbst keine Cookies. Bilder und Schriftdateien sind lokal eingebunden; für ihre Darstellung ist kein Abruf von Google Fonts erforderlich. Ein TheraPsy-Kalender wird derzeit nicht automatisch geladen. Technische Funktionen der Hosting- oder Vorschauplattform sind hiervon zu unterscheiden und vor dem öffentlichen Betrieb zu prüfen.
Sollten später nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Zugriffe auf Ihr Endgerät eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach entsprechender vorheriger Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für technisch unbedingt erforderliche Vorgänge kann die Ausnahme des § 25 Abs. 2 TDDDG gelten.
4. Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail
Wenn Sie mich kontaktieren, verarbeite ich Ihre Kontaktdaten und die von Ihnen mitgeteilten Informationen, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls einen Termin oder eine Behandlung vorzubereiten. Grundlage ist bei behandlungsbezogenen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei sonstigen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund meines Interesses an der Bearbeitung Ihrer Nachricht.
Bitte beschränken Sie eine erste Nachricht möglichst auf Kontaktdaten und organisatorische Angaben. Ausführliche Diagnosen, Befunde und andere vertrauliche Behandlungsinformationen besprechen wir über einen geeigneten Kommunikationsweg. Eine gewöhnliche E-Mail ist nicht automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Das Kontaktformular der aktuellen HTML-Version versendet keine Eingaben an die Praxis. Die Schaltfläche öffnet lediglich Ihr E-Mail-Programm mit einem vorbereiteten Betreff; die Formularfelder werden dabei nicht übernommen. Eine Nachricht wird erst versendet, wenn Sie dies selbst in Ihrem E-Mail-Programm auslösen. Vor Einrichtung eines direkten Formularversands werden diese Hinweise an den tatsächlich eingesetzten Versanddienst angepasst.
5. Praxisverwaltung mit TheraPsy
In meiner Praxis nutze ich TheraPsy für die Organisation und Dokumentation der Behandlung. Dabei können, soweit für die jeweilige Behandlung erforderlich, insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zu Sorgeberechtigten, Termin- und Abrechnungsdaten sowie Anamnese, Beschwerden, Befunde, Behandlungsverlauf und Einwilligungen verarbeitet werden. Die Zwecke sind die Vorbereitung und Durchführung der Behandlung, deren Dokumentation, die Praxisorganisation und Abrechnung.
Die Vertragsdurchführung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Angaben zur Gesundheit unterliegen zusätzlich Art. 9 DSGVO. Die hierfür einschlägige Rechtsgrundlage muss vor der Verarbeitung feststehen. Soweit eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt; das bloße Lesen dieser Datenschutzerklärung ersetzt sie nicht.
Rechtlich abzustimmen: die konkrete Grundlage für Gesundheitsdaten in der Heilpraktikerpraxis, insbesondere die Voraussetzungen von Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG oder eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Hier wird keine Gleichstellung mit einer approbierten psychotherapeutischen Praxis oder automatische Anwendbarkeit von § 203 StGB behauptet.
Die Praxis nutzt TheraPsy mit cloudbasierter Speicherung. Dabei werden die für die Praxisverwaltung und Behandlung erforderlichen personenbezogenen Daten einschließlich Gesundheitsdaten in der von der Praxis eingesetzten Cloud-Lösung verarbeitet. Die konkrete Cloud-Konfiguration und die hierfür eingesetzten Dienstleister sind vor Veröffentlichung dieses Entwurfs zu ergänzen.
Noch zu ergänzen: genaue Bezeichnung und Anschrift des Cloud-Anbieters, Speicherorte, Unterauftragnehmer, Sicherungs- und Löschkonzept sowie etwaige Fernwartung und Zugriffsrechte. Außerdem sind die Vertragsrolle, die erforderliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung und mögliche Drittlandzugriffe anhand der Vertragsunterlagen zu prüfen. Die Cloud-Nutzung ist durch die Praxis bestätigt; konkrete Speicherorte oder Schutzmaßnahmen werden ohne diese Unterlagen nicht behauptet.
6. Geplante Online-Terminvereinbarung über TheraPsy Bookings
Noch nicht aktiv: Die Terminbuttons führen derzeit zum Kontaktbereich. Geplant ist die Verlinkung auf die persönliche Buchungsseite der Praxis bei TheraPsy Bookings. Anders als bei einem automatisch geladenen Kalender wird dann erst nach Ihrem Klick eine Verbindung zur Buchungsseite aufgebaut. Die Verlinkung wird ohne Übermittlung der Herkunftsseite eingerichtet.
TheraPsy nennt als Anbieter die TheraSoft GmbH, Pachergasse 17 / Top 11, 4400 Steyr, Österreich. Für die Terminvergabe werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse und gewählter Termin verarbeitet; beim Aufruf kommen technische Verbindungsdaten hinzu. Weitere Eingaben hängen von den aktivierten Buchungsfeldern ab. Bitte geben Sie im Buchungsportal keine ausführlichen Behandlungsinformationen an.
Nach den veröffentlichten Anbieterhinweisen läuft Bookings auf AWS-Servern in der EU, ohne Tracking und ohne Cookies. Dort wird eine Löschung der Buchungsdaten nach dem Termin beschrieben. Dies ersetzt weder die Prüfung der Vertragsunterlagen noch die Festlegung der Löschfristen in der Praxis. Informationen des Anbieters: Datenschutz bei TheraPsy Bookings.
Die Terminorganisation dient der Anbahnung oder Durchführung einer Behandlung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Schon die Buchung eines psychotherapeutischen Termins kann einen Gesundheitsbezug offenbaren; die zusätzliche Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO ist deshalb auch für diesen Vorgang festzulegen. Bei weisungsgebundener Verarbeitung für die Praxis ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken des Anbieters muss davon getrennt ausgewiesen werden.
Eine Terminvereinbarung bleibt alternativ telefonisch oder per E-Mail möglich. Automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS werden nur mit einer gesonderten, widerruflichen Einwilligung für den gewünschten Kommunikationskanal eingerichtet. Eine Einwilligung in Erinnerungen ist keine Voraussetzung für die Behandlung.
Vor Aktivierung: persönlichen Buchungslink, Pflichtfelder, Termintypen, Erinnerungsoptionen, Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer, Löschroutinen und etwaige Drittlandzugriffe prüfen. Der veröffentlichte Anbietertext enthält auch Verweise auf Videotelefonie und ist deshalb nicht unverändert als Datenschutzerklärung dieser Praxis übernommen worden. Eine reine EU-Serverangabe schließt internationale Supportzugriffe nicht verlässlich aus.
7. Empfänger und Schutz der Daten
Zugriff auf Praxisdaten erhalten nur Personen und Dienstleister, soweit dies für einen zulässigen Zweck erforderlich ist. Dazu können Hosting- und IT-Dienstleister sowie – nach Einrichtung – der Terminbuchungsdienst gehören. Bei der cloudbasierten Nutzung von TheraPsy gehören die tatsächlich eingesetzten Cloud- und gegebenenfalls Sicherungsdienstleister zum zu prüfenden Empfängerkreis. Welche Unternehmen Daten verarbeiten oder darauf zugreifen können, ist anhand der konkreten Einrichtung und Vertragsunterlagen zu ergänzen. Für beauftragte Verarbeitung und mögliche Wartungszugriffe werden die erforderlichen Datenschutzvereinbarungen und Schutzmaßnahmen festgelegt.
Eine Weitergabe von Behandlungsinformationen an Angehörige, Schulen oder andere Behandelnde erfolgt nicht allein deshalb, weil diese Kontakt zur Praxis aufnehmen, sondern nur bei entsprechender Berechtigung oder wirksamer Einwilligung. Bei Kindern und Jugendlichen werden Vertretungsberechtigung und die Rechte des betroffenen Kindes beziehungsweise Jugendlichen berücksichtigt.
8. Speicherdauer und Löschung
Reine Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald ihre Bearbeitung abgeschlossen ist und keine weitere rechtliche Grundlage die Speicherung erfordert. Buchungs- und Kalenderdaten werden nach Wegfall ihres Terminverwaltungszwecks gelöscht. Sie werden nicht pauschal zehn Jahre gespeichert, nur weil sie einen Behandlungstermin betreffen.
Die Behandlungsakte ist grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren (§ 630f Abs. 3 BGB), soweit keine andere Vorschrift eine abweichende Frist verlangt. Für Rechnungs- und Steuerunterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Fristen. Nur tatsächlich dokumentationspflichtige Informationen werden in die Behandlungsakte übernommen. Soweit im Einzelfall Daten zur Klärung rechtlicher Ansprüche erforderlich bleiben, wird die weitere Speicherung darauf beschränkt.
9. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis zum Widerruf rechtmäßig erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Ein Löschungsanspruch besteht nicht uneingeschränkt, insbesondere wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über die Behandlung ist in der hier beschriebenen Umsetzung nicht vorgesehen.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für die Praxis in Deidesheim ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz erreichbar: Postfach 30 40, 55020 Mainz; Telefon +49 (0) 6131 8920-0; E-Mail poststelle@datenschutz.rlp.de; Kontakt zur Aufsichtsbehörde.
10. Erforderliche und freiwillige Angaben
Der Besuch der Informationsseiten setzt keine Mitteilung von Behandlungsdaten voraus. Für eine konkrete Terminvereinbarung oder Behandlung werden bestimmte Angaben benötigt; ohne diese kann die gewünschte Leistung gegebenenfalls nicht erbracht werden. Freiwillige Angaben und optionale Erinnerungen werden als solche behandelt. Die endgültigen Pflichtfelder werden vor Freischaltung des Buchungsportals festgelegt.